Planiranje

Planiranje je početna faza audita u kojoj Agencija s visokim učilištem obuhvaćenim godišnjim planom vanjske prosudbe dogovara uvjete i način provođenja postupka, u skladu s Pravilnikom i zakonodavnim okvirom.
U ovoj se fazi utvrđuju sve aktivnosti i rokovi postupka, odabiru se i imenuju članovi stručnog povjerenstava te definiraju i visokom učilištu dostavljaju hodogram (tijek provedbe) audita i program posjeta.
Na poseban zahtjev visokog učilišta, u ovoj se fazi postupka može dogovoriti i dodatni cilj audita.
U fazi planiranja imenuje se koordinator Agencije u postupku. Koordinator je zaposlenik Agencije koji osigurava organizacijsku, administrativnu i stručnu potporu povjerenstvu te komunicira s predsjednikom i članovima povjerenstva, s vrednovanim visokim učilištem, odnosno s koordinatorom visokog učilišta.
U fazi planiranja visoko učilište imenuje svog koordinatora u postupku i imenovanje dostavlja Agenciji za znanost i visoko obrazovanje.
S visokim se učilištem u fazi planiranja dogovara popis obavezne dokumentacije za audit koju visoko učilište u digitalnom obliku dostavlja Agenciji 6 tjedana prije posjeta stručnog povjerenstva. Dokumentacija visokog učilišta treba povjerenstvu osigurati dovoljno informacija i dokaza za vrednovanje sustava osiguravanja kvalitete
Navedena se dokumentacija dostavlja Agenciji na hrvatskom, a po potrebi i na engleskom jeziku.
Dokumente koji su već objavljeni na mrežnim ili internim stranicama VU nije potrebno posebno dostavljati; dovoljno je osigurati funkcionalne poveznice te dozvole za pristup tijekom provedbe postupka audita.
Ova faza postupka obuhvaća i procjenu dostavljenog materijala visokog učilišta, koju provodi imenovano povjerenstvo.

II. faza: Posjet

Ova faza postupka obuhvaća procjenu dostavljenog materijala visokog učilišta, posjet visokom učilištu (koji uključuje razgovore s predstavnicima svih dionika te realizaciju svih aktivnosti utvrđenih programom posjeta), prikupljanje dodatnih dokaza, analizu prikupljenih podataka te izradu nacrta izvješća.
Osim članova povjerenstva, u posjetu visokom učilištu sudjeluje i koordinator Agencije, a po potrebi i prevoditelj.
Posjet povjerenstva visokom učilištu može trajati od 2 do 3 dana, a iznimno i duže, što utvrđuje Agencija u dogovoru s vrednovanim visokim učilištem. Posjet se provodi prema prethodno utvrđenom programu posjeta, koji se dostavlja visokom učilištu i članovima povjerenstva najmanje 2 tjedna prije posjeta.
Članovi povjerenstva tjedan dana prije posjeta dostavljaju koordinatoru AZVO-a svoja zapažanja i popis pitanja za posjet visokom učilištu.
Dan prije posjeta visokom učilištu, povjerenstvo se sastaje u prostorijama koje odredi Agencija. Koordinator pobliže upoznaje članove povjerenstva s njihovim zadacima i obavezama. Tada se utvrđuju i glavna pitanja koja bi trebalo razmotriti tijekom posjeta, kao i dodatni dokazni materijali koje će povjerenstvo tražiti na uvid prilikom posjeta VU.
Obavezan dio posjeta visokom učilištu sastanci su s upravom te unutarnjim i vanjskim dionicima visokog učilišta, uz obilazak prostora, prikupljanje i pregled dodatnih dokaza.
Visoko je učilište dužno osigurati odgovarajući prostor u kojem će se održavati svi sastanci s dionicima predviđeni programom te interni sastanci povjerenstva za audit.
Na internim sastancima povjerenstvo priprema i nacrt izvješća, uz stručnu pomoć koordinatora AZVO-a, koristeći predložak izvješća koji je sastavni dio ovog Priručnika.
Posjet visokom učilištu završava sastankom s upravom visokog učilišta, na kojem predsjednik ili član povjerenstva obavještavaju upravu visokog učilišta o glavnim zapažanjima povjerenstva.

III. faza: Izvješće

Povjerenstvo u roku od 4 tjedna od posjeta visokom učilištu izrađuje izvješće audita temeljem analize dostavljene i dostupne dokumentacije visokog učilišta, podataka i materijala prikupljenih tijekom posjeta te nacrta izvješća.
Uz ocjenu razvijenosti i učinkovitosti (koherentnosti i svrsishodnosti) svakog elementa vrednovanja te cjelokupnog unutarnjeg sustava osiguravanja kvalitete visokog učilišta, izvješće u postupku audita obavezno sadrži preporuke za poboljšanje uz svaki standard ESG-a.
Rad članova povjerenstva na izvješću koordinira predsjednik povjerenstva, a završnu inačicu izvješća povjerenstvo usuglašava elektroničkim putem.
Najkasnije 4 tjedna nakon posjeta, predsjednik povjerenstva dostavlja izvješće audita koordinatoru Agencije. Izvješće se potom šalje na uređivanje i lekturu, a po potrebi i prijevod.
U roku od 6 tjedana nakon posjeta, koordinator Agencije šalje izvješće visokom učilištu na očitovanje u elektronskom obliku. Visoko učilište dostavlja koordinatoru Agencije očitovanje u roku od 2 tjedna po primitku izvješća. U svome očitovanju, vrednovano visoko učilište može upozoriti na eventualne činjenične propuste, ali ne može iznositi nove činjenice i dokaze koji nisu izneseni do dana završetka posjeta povjerenstva. Koordinator Agencije dostavlja očitovanje visokog učilišta povjerenstvu na razmatranje, a povjerenstvo temeljem očitovanja može dodatno izmijeniti/dopuniti izvješće, nakon čega koordinatoru šalje završno izvješće. Završno se izvješće i očitovanje visokog učilišta dostavljaju Akreditacijskom savjetu na usvajanje. Usvojeno se završno izvješće dostavlja visokom učilištu i objavljuje na mrežnim stranicama Agencije na hrvatskom jeziku, a – ovisno o vrsti audita i/ili profilu predmeta vrednovanja – na engleskom se jeziku objavljuje sažetak završnog izvješća i/ili cjelovito završno izvješće. Na mrežnim stranicama Agencije objavljuje se i očitovanje visokog učilišta.

Certifikat
Ako je povjerenstvo tijekom postupka audita utvrdilo da je unutarnji sustav osiguravanja kvalitete visokog učilišta najmanje u razvijenoj fazi po svakom pojedinom elementu vrednovanja, Agencija visokom učilištu nakon usvajanja završnog izvješća izdaje certifikat o razvijenosti unutarnjeg sustava osiguravanja kvalitete na razdoblje od 5 godina.

Postupak prigovora
Ako visoko učilište smatra da povjerenstvo postupak audita nije provelo na način kako je on opisan u Priručniku i Pravilniku o auditu ili nije zadovoljno ishodom audita, može uložiti prigovor u roku od 15 dana od dana primitka usvojenog izvješća o vanjskoj prosudbi. U prigovoru se ne mogu iznositi nove činjenice i novi dokazi koji nisu izneseni do dana završetka posjeta povjerenstva.
Prigovor i cjelokupnu dokumentaciju provedenog postupka audita razmatra Povjerenstvo za prigovor Agencije.
Povjerenstvo za prigovor u roku 30 dana od dana zaprimanja prigovora donosi pisano mišljenje koje se dostavlja Akreditacijskom savjetu. Akreditacijski savjet razmatra mišljenje povjerenstva za prigovor i donosi konačnu odluku o usvajanju završnog izvješća. U slučaju da Akreditacijski savjet odluči da se završno izvješće neće usvojiti, vrednovano visoko učilište ima mogućnost predložiti pokretanje novog postupka audita.

IV. faza: Naknadno praćenje

Visoko učilište dužno je, u skladu s preporukama sadržanim u završnom izvješću audita, u roku od mjesec dana po usvajanju završnog izvješća izraditi akcijski plan poboljšanja za razdoblje od 2 godine. Akcijski plan visoko učilište dostavlja koordinatoru Agencije, koji ga prosljeđuje povjerenstvu.
Faza naknadnog praćenja (follow-up) traje 6 mjeseci od datuma konačnog usvajanja završnog izvješća. Po isteku 6 mjeseci od datuma konačnog usvajanja završnog izvješća, vrednovano visoko učilište dostavlja koordinatoru Agencije izvješće o naknadnom praćenju, koje sadrži opis i dokaze provedenih aktivnosti u proteklih 6 mjeseci, kao i analizu učinkovitosti provedenih poboljšanja. Koordinator Agencije dostavlja navedeno izvješće povjerenstvu, a ono se u roku od 3 tjedna po primitku izvješća usuglašava i izrađuje zaključak povjerenstva o učinkovitosti aktivnosti provedenih u fazi naknadnog praćenja.
Jedan član povjerenstva i koordinator Agencije održavaju sastanak s predstavnicima vrednovanog visokog učilišta, na kojemu se (uz mogućnost otvorene rasprave s predstavnicima visokog učilišta) predstavlja realizacija akcijskog plana visokog učilišta te zaključci povjerenstva.

CroQAnet

Dvije godine od datuma konačnog usvajanja završnog izvješća, vrednovano visoko učilište dostavlja koordinatoru Agencije izvješće o realizaciji akcijskog plana, odnosno konačne rezultate svog dvogodišnjeg plana poboljšanja.
Agencija vodi zajedničke radionice u sklopu Mreže jedinica sustava osiguravanja kvalitete visokih učilišta u Republici Hrvatskoj (CroQAnet), na kojima sva vrednovana visoka učilišta predstavljaju rezultate aktivnosti provedenih temeljem preporuka povjerenstva.